a) Einleitung
Die METRO AG legt großen Wert auf Datenschutz und die Wahrung der Privatsphäre. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir Sie, unsere Aktionäre, über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung informieren.

b) Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO
METRO AG, Metro-Straße 1, 40235 Düsseldorf

c) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
METRO AG, Datenschutzbeauftragter, Metro-Straße 1, 40235 Düsseldorf
E-Mail: datenschutz@metro.de

1. Datenkategorien

a. Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Vor- und Nachname,
  • Anschrift,
  • Aktienanzahl,
  • Aktiengattung,
  • Besitzart der Aktien und
  • Nummer der Teilnahmekarte/Anmeldebestätigung

b. Darüber hinaus verarbeiten wir auch die personenbezogenen Daten eines von Ihnen benannten Stimmrechtsvertreters (insbesondere dessen Name sowie dessen Wohnort).

c. Sofern Sie oder Ihr Vertreter mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten, wie z.B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer).

d. Ebenso verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionären, soweit diese gestellt werden.

e. Bei einer virtuellen Hauptversammlung verarbeiten wir zudem die folgenden Daten:

  • Zugangsdaten für das Aktionärsportal
  • Die Stimmrechtsausübung (inklusive Zeitpunkt)
  • Vollmachtserteilung (inklusive Zeitpunkt)
  • Einreichen von Fragen oder Kontakt zum Notar (inklusive Zeitpunkt)
  • Akzeptanz der Nutzungsbedingungen (inklusive Zeitpunkt)

f. Bei Nutzung des Aktionärsportals übermittelt Ihr Browser automatisch folgende Daten an uns:

  • Datum und Uhrzeit des Abrufs
  • übertragene Datenmenge
  • Meldung, ob Abruf erfolgreich
  • IP-Adresse
  • Typ des Webbrowsers
  • die zuvor besuchte Internetseite

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Daten, insbesondere Nutzungsdaten erfolgt nicht.

g. Um den Betrieb des Aktionärsportals zu gewährleisten setzen wir ausschließlich notwendige Cookies ein. Sie können das Setzen von Cookies über Ihre Browsereinstellungen unterbinden. Das vollständige Blockieren aller Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie das Aktionärsportal nicht nutzen können.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

a. Wir verarbeiten die unter 1.a - 1.e genannten Daten, um Ihnen als Aktionär die Teilnahme an und die Ausübung von Rechten im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung sowie zur Ermöglichung Ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den Bestimmungen des Aktiengesetzes sowie im Falle der virtuellen Hauptversammlung des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („Covid-19-Gesetz“).

b. Im Falle einer virtuellen Hauptversammlung verarbeiten wir zudem die unter 1.e - 1.g genannten Daten, um Ihnen einen gesicherten Zugang zum Aktionärsportal zur Verfügung zu stellen, sowie um dieses störungsfrei und sicher betreiben zu können. Dies entspricht unserem berechtigten Interesse, auf dessen Grundlage diese Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO erfolgt.

c. Die unter 1.c. genannten Daten werden außerdem zum Zwecke der Beantwortung Ihrer jeweiligen Anfrage verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage des Art. 6. Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

d. Zudem können wir die unter 1.a - 1.g genannten personenbezogenen Daten dazu verarbeiten, um Statistiken, z.B. über die größten Aktionäre, zu erstellen. Es liegt in unserem berechtigten Interesse, solche Statistiken zu Informationszwecken anzufertigen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten basiert auf Art. 6. Abs. 1. S. 1 lit. f) DSGVO.

e. Darüber hinaus verarbeiten wir die unter 1.a - 1.e genannten Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Sämtliche Aktien der METRO AG – Stammaktien und Vorzugsaktien – sind Inhaberaktien. Anders als bei Namensaktien führt die METRO AG kein Aktienregister im Sinne von § 67 AktG, in das Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs sowie die Stückzahl der Aktien einzutragen sind.

3. Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten

a. Wir bedienen uns zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung zum Teil externer Dienstleister (insbesondere bei Druck und Versand der Einladung zur Hauptversammlung sowie bei der Anmeldung zur Hauptversammlung, dem Bereitstellen und Betrieb des virtuellen Aktionärsportals). Dienstleister, die zum Zwecke der Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung der Hauptversammlung sowie mit der Bereitstellung und dem Betrieb des virtuellen Aktionärsportals beauftragt werden, erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der METRO AG. Alle unsere Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

b. Teilnehmer der Hauptversammlung sowie Briefwähler können zudem die im gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG in der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Teilnehmerverzeichnis bzw. Verzeichnis der Briefwähler zu allen Teilnehmern der Hauptversammlung sowie Briefwählern erfassten Daten einsehen. Dies gilt ebenso im Falle einer virtuellen Hauptversammlung. In diesem Fall ist das Teilnehmerverzeichnis im virtuellen Aktionärsportal einsehbar.

c. Wenn Aktionäre einen Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung stellen, Gegenanträge oder Wahlvorschläge einreichen möchten, müssen wir den Namen des Aktionärs ggf. unter bestimmten Voraussetzungen veröffentlichen. Dies gilt auch für Fragen, die Aktionäre bei einer virtuellen Hauptversammlung vorab eingereicht haben (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 Covid-19-Gesetz). Im Rahmen der Fragenbeantwortung behält sich der Vorstand vor, den Namen des Aktionärs bzw. seines Bevollmächtigten anzugeben, sofern der Aktionär bzw. der Bevollmächtigte dem nicht widersprochen hat.

4. Datenquellen

Wir bzw. unsere damit beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über unsere Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbanken) sowie, insbesondere im Fall der Vertreterbestellung, durch die Eingaben der Aktionäre und Vertreter im Aktionärsportal.

5. Speicherdauer

Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungsvorschriften zu einer weiteren Speicherung verpflichten oder eine längere Speicherung im Rahmen von gerichtlichen Verfahren erforderlich ist. Informationen zu Frage- und Redebeiträgen von Aktionären in der kommenden Hauptversammlung werden grundsätzlich nach einem Monat anonymisiert, soweit eine längere Speicherung nicht aus den oben genannten Gründen erforderlich ist.

Als Betroffene/r können Sie sich  jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter den oben genannten Kontaktdaten an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, um Ihre Rechte, deren Voraussetzungen im Einzelfall zu prüfen sind, gemäß der DSGVO auszuüben. Dazu zählen insbesondere:

  • das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO),
  • das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO),
  • das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sowie, falls die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden, die Information an andere Verantwortliche über den Antrag auf Löschung (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO),
  • das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO),

Sie haben ferner das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Behörde ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.


Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) jederzeit zu widersprechen, wenn Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wenn Sie widersprechen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende und anwendbare Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formlos erfolgen und ist an unseren Datenschutzbeauftragten zu richten (Kontaktdaten siehe oben).