Datenschutzhinweise

a. Einleitung
Die METRO AG legt großen Wert auf Datenschutz und die Wahrung der Privatsphäre. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir Sie, unsere Aktionäre, über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung informieren.

b. Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO
METRO AG, Metro-Straße 1, 40235 Düsseldorf

c. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
METRO AG, Datenschutzbeauftragter, Metro-Straße 1, 40235 Düsseldorf
E-Mail: datenschutz@metro.de

1. Datenkategorien

a. Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Vor- und Nachname,
• Anschrift,
• E-Mail-Adresse,
• Aktienanzahl,
• Aktiengattung,
• Besitzart der Aktien und
• Nummer der Teilnahmekarte/Anmeldebestätigung

b. Darüber hinaus verarbeiten wir auch die personenbezogenen Daten eines von Ihnen benannten Stimmrechtsvertreters (insbesondere dessen Name sowie dessen Wohnort).

c. Sofern Sie oder Ihr Vertreter mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten, wie z.B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer).

d. Ebenso verarbeiten wir auch personenbezogene Daten in Anträgen, Fragen, Stellungnahmen, Wahlvorschlägen, Widersprüchen und Verlangen von Aktionären, soweit diese gestellt, eingereicht oder eingelegt werden.

e. Bei einer virtuellen Hauptversammlung verarbeiten wir zudem die folgenden Daten:

• Zugangsdaten für das InvestorPortal
• Login in das InvestorPortal
• Informationen über die Stimmrechtsausübung (inklusive Zeitpunkt)
• Vollmachtserteilung (inklusive Zeitpunkt)
• Fragen, Stellungnahmen und Widersprüche oder Kontakt zum Notar (inklusive Zeitpunkt)
• Bild-, Ton- und Videoaufnahmen/-übertragungen (inklusive Zeitpunkt) bei Ausübung des Rede- und Auskunftsrechts sowie der Stellung von Anträgen und Wahlvorschlägen
• Kommunikationsdaten zur Prüfung der Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen uns und einem Aktionär
• Akzeptanz der Nutzungsbedingungen (inklusive Zeitpunkt)

f. Bei Nutzung des InvestorPortals übermittelt Ihr Browser automatisch folgende Daten an uns:

• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• übertragene Datenmenge
• Meldung, ob Abruf erfolgreich
• IP-Adresse
• Typ des Webbrowsers
• die zuvor besuchte Internetseite

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Daten, insbesondere Nutzungsdaten, erfolgt nicht.

g. Um den Betrieb des InvestorPortals zu gewährleisten, setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Sie können den Einsatz von Cookies über Ihre Browsereinstellungen unterbinden. Das vollständige Blockieren aller Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie das InvestorPortal nicht nutzen können.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

a. Wir verarbeiten die unter 1.a - 1.d genannten Daten, um Ihnen als Aktionär die Teilnahme an und die Ausübung von Rechten im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung, zur Ermöglichung Ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG sowie zur Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den Bestimmungen des Aktiengesetzes.

b. Im Falle einer virtuellen Hauptversammlung verarbeiten wir zudem die unter 1.a - 1.g genannten Daten zu den unter 2.a. aufgeführten Zwecken, insbesondere auch, um Ihnen einen gesicherten Zugang zum InvestorPortal zur Verfügung zu stellen, sowie um dieses störungsfrei und sicher betreiben zu können. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den Bestimmungen des Aktiengesetzes, insbesondere §§ 118a, 130a AktG. Außerdem speichern und verarbeiten wir Bild-, Ton- und Videoaufnahmen/-übertragungen sowie Eingaben (zum Beispiel Stellungnahmen) über das InvestorPortal und die Namen der betreffenden Aktionäre, um Fragen beantworten zu können und andere Formen der Ausübung von Aktionärsrechten nachprüfbar dokumentieren zu können sowie uns gegen mögliche Rechtsansprüche zu verteidigen. Dies entspricht unserem überwiegenden berechtigten Interesse, auf dessen Grundlage diese Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO erfolgt.

c. Die unter 1.c. genannten Daten werden außerdem zum Zwecke der Beantwortung Ihrer jeweiligen Anfrage verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage des Art. 6. Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

d. Zudem können wir die unter 1.a - 1.g genannten personenbezogenen Daten dazu verarbeiten, um Statistiken, z.B. über die größten Aktionäre, zu erstellen. Es liegt in unserem berechtigten Interesse, solche Statistiken zu Informationszwecken anzufertigen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten basiert auf Art. 6. Abs. 1. S. 1 lit. f) DSGVO.

e. Darüber hinaus können wir die unter 1.a - 1.e genannten Daten auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapierhandels-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeiten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Sämtliche Aktien der METRO AG – Stammaktien und Vorzugsaktien – sind Inhaberaktien. Anders als bei Namensaktien führt die METRO AG kein Aktienregister im Sinne von § 67 AktG, in das Name, Geburtsdatum, Postanschrift und elektronische Adresse des Aktionärs sowie die Stückzahl der Aktien einzutragen sind.

3. Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten

a. Wir bedienen uns zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung zum Teil externer Dienstleister (insbesondere bei der Anmeldung zur Hauptversammlung, dem Bereitstellen und Betrieb des virtuellen InvestorPortals, der Durchführung der (virtuellen) Hauptversammlung). Dienstleister, die zum Zwecke der Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung der Hauptversammlung sowie mit der Bereitstellung und dem Betrieb des virtuellen InvestorPortals beauftragt werden, erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der METRO AG. Alle unsere Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

b. Stellungnahmen, die Aktionäre bei einer virtuellen Hauptversammlung vorab einreichen, werden wir mit dem Namen des Aktionärs im InvestorPortal veröffentlichen. Bei Wortmeldungen in der Hauptversammlung zur Ausübung des Rede-, Frage- oder Antragsrechts wird der Versammlungsleiter den Namen des Aktionärs bzw. seines Bevollmächtigten regelmäßig nennen.

c. Teilnehmer der Hauptversammlung können zudem die im gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG in der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Teilnehmerverzeichnis zu allen Teilnehmern der Hauptversammlung erfassten Daten einsehen. Dies gilt ebenso im Falle einer virtuellen Hauptversammlung gemäß § 129 Abs. 1 Satz 3, Abs. 4 AktG. In diesem Fall ist das Teilnehmerverzeichnis im virtuellen InvestorPortal einsehbar. Jeder Aktionär sowie die eingetragenen Teilnehmer und Vertreter haben bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung Anspruch auf Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis und Erhalt einer Kopie.

d. Wenn Aktionäre einen Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung stellen, Gegenanträge oder Wahlvorschläge einreichen möchten, werden wir den Namen des Aktionärs ggf. unter bestimmten Voraussetzungen auf der Internetseite der METRO AG veröffentlichen.

4. Datenquellen

Wir bzw. unsere damit beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über unsere Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbanken) sowie von den Aktionären oder deren Vertretern.

5. Speicherdauer

Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Die Speicherdauer für die im Teilnehmerverzeichnis erfassten Daten beträgt in der Regel zwei Jahre nach Ende der Hauptversammlung, § 129 Abs. 4 Satz 2 AktG. Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungsvorschriften zu einer weiteren Speicherung verpflichten oder eine längere Speicherung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere im Rahmen von gerichtlichen Verfahren, erforderlich ist. Informationen zu Frage- und Redebeiträgen von Aktionären in der kommenden Hauptversammlung werden grundsätzlich nach einem Monat anonymisiert, soweit eine längere Speicherung nicht aus den oben genannten Gründen erforderlich ist.

6. Cookies

Um das InvestorPortal sicher zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen, verwenden wir sogenannte Cookies. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Einige der von uns verwendeten Cookies werden nach dem Ende der Browser-Sitzung, also nach Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (sog. Sitzungs-Cookies). Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen (persistente Cookies). Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen.

Für den Betrieb des InvestorPortals nutzen wir folgende, technisch notwendige Cookies:

Als Betroffene/r können Sie sich jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter den oben genannten Kontaktdaten an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, um Ihre Rechte, deren Voraussetzungen im Einzelfall zu prüfen sind, gemäß der DSGVO auszuüben. Dazu zählen insbesondere:

• das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO),
• das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sowie, falls die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden, die Information an andere Verantwortliche über den Antrag auf Löschung (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO),
• das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO),
• das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Sie haben ferner das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Behörde ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) jederzeit zu widersprechen, soweit Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wenn Sie widersprechen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formlos erfolgen und ist an unseren Datenschutzbeauftragten zu richten (Kontaktdaten siehe oben).